Een betrouwbare administratie ontstaat niet aan het einde van het jaar, maar door kleine, vaste controles tussendoor. Wie maandelijks controleert, hoeft bij de btw-aangifte of de jaarafsluiting niet terug te zoeken naar ontbrekende bonnen of onverklaarbare verschillen. Hieronder vindt u zeven controles die wij in de praktijk als basis aanraden.
1. Sluit uw bankrekeningen aan
Controleer of alle bankmutaties zijn verwerkt en of het saldo in uw boekhouding gelijk is aan het saldo op het bankafschrift op dezelfde datum. Een verschil wijst bijna altijd op een ontbrekende, dubbele of verkeerd gedateerde boeking. Bij een automatische bankkoppeling is deze controle snel gedaan, maar ook dan blijft het zinvol om de aansluiting zelf te bekijken.
2. Beoordeel uw openstaande debiteuren
Bekijk welke facturen nog niet zijn betaald en hoe lang ze openstaan. Een overzicht op ouderdom laat zien welke klanten een herinnering nodig hebben. Let ook op betalingen die niet aan een factuur zijn gekoppeld: die maken het debiteurenoverzicht onbetrouwbaar.
3. Controleer uw openstaande crediteuren
Ga na welke inkoopfacturen nog betaald moeten worden en of er facturen dubbel zijn geboekt. Dubbele inkoopfacturen leiden niet alleen tot te hoge kosten, maar ook tot te veel teruggevraagde btw.
4. Zoek ontbrekende documenten op
Elke boeking hoort onderbouwd te zijn met een factuur, bon of ander bewijsstuk. Maak een lijst van boekingen zonder document en vraag de ontbrekende stukken direct op. Hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt om ze terug te vinden.
5. Stem de btw-rekeningen af
Controleer vóór elke btw-aangifte of de saldi van de btw-rekeningen in uw boekhouding overeenkomen met de bedragen die u gaat aangeven. Verschillen ontstaan vaak door boekingen in de verkeerde periode, verkeerde btw-codes of correcties die niet zijn verwerkt.
6. Maak tussenrekeningen leeg
Kruisposten, vraagposten en andere tussenrekeningen zijn bedoeld als tijdelijke parkeerplaats. Staan er na de maandafsluiting nog bedragen op, zoek dan uit waar ze thuishoren. Een volle tussenrekening is een signaal dat er iets niet goed is verwerkt.
7. Borg uw archief en de bewaarplicht
Ondernemers zijn wettelijk verplicht hun administratie te bewaren. Voor de basisgegevens geldt een termijn van 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt 10 jaar (Ondernemersplein (opent in nieuw venster)). Zorg dat bewijsstukken digitaal goed terug te vinden zijn, dat er een back-up is en dat alleen de juiste personen toegang hebben.
Praktische checklist
| Controle | Advies frequentie |
|---|---|
| Bankaansluiting | Wekelijks of maandelijks |
| Openstaande debiteuren | Maandelijks |
| Openstaande crediteuren | Maandelijks |
| Ontbrekende documenten | Maandelijks |
| Btw-rekeningen afstemmen | Vóór elke btw-aangifte |
| Tussenrekeningen leegmaken | Bij elke maandafsluiting |
| Archief en back-up | Per kwartaal |
De frequenties zijn een advies vanuit de praktijk, geen wettelijke verplichting. Kies een ritme dat past bij het aantal transacties in uw onderneming.
Conclusie
Een administratie op orde is vooral een kwestie van regelmaat. Met deze zeven controles signaleert u fouten vroeg, verloopt de btw-aangifte soepeler en begint u de jaarafsluiting met betrouwbare cijfers. Wilt u deze controles uitbesteden? Bekijk dan onze ondersteuning bij financiële administratie.
Bronnen
- Ondernemersplein (KVK en overheid), Administratie bijhouden en bewaren (opent in nieuw venster) — over de fiscale bewaarplicht van 7 en 10 jaar. Geraadpleegd op 29 oktober 2026.
- Belastingdienst, Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften (opent in nieuw venster) — over de administratieplicht van ondernemers. Geraadpleegd op 29 oktober 2026.